Facturación electrónica

La facturación electrónica consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos, que permiten dar la misma validez legal que las facturas emitidas en papel.

El proceso de facturación es un proceso importante para cualquier empresa, una relación basada en documentos en formato papel que para ser generados y procesados precisan del empleo de grandes cantidades de recursos y para los que las empresas se ven obligadas a realizar muchas tareas de forma manual. A nadie se le escapa que un buen proceso administrativo de estos documentos tiene como consecuencia no sólo un buen control de compras y ventas, sino poder cumplir con exactitud las obligaciones tributarias de cada empresa. Sin embargo, todo ello resulta más complicado en un proceso basado en papeles y que requiere la intervención manual.

Este proceso puede cambiar de forma sustancial gracias a la Facturación Electrónica, que está basada en el Real Decreto 1496/2003. Una ley que otorga certeza jurídica a los actos y documentos intercambiados de forma electrónica, haciéndolos equivalentes a los realizados hasta hoy en papel.
Así, se entiende por Factura Electrónica, al documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva su mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel. El nuevo marco legal y tecnológico ofrece la oportunidad a las empresas de disponer de una nueva vía para gestionar las facturas:

El emisor transmite por medios telemáticos la Factura Electrónica y la conserva en soporte informático para su futura consulta e impresión, si fuera necesario. De esta forma ya no resulta imprescindible imprimir la factura para que ésta sea válida legal y fiscalmente y, todo el tratamiento (emisión, distribución y conservación) puede realizarse directamente sobre el fichero electrónico generado por el emisor.

Así las facturas electrónicas se puede emitir en diferentes formatos (doc, xml, pdf, html, o txt, entre otros) siempre que se respete el contenido legal exigible a cualquier factura y que se cumplan los requerimientos legales del fichero (véase el recuadro Requerimientos legales). De esta forma, cada empresa dependiendo de su volumen y del volumen de facturas emitidas encontrará una solución de facturación electrónica u otra.
En este sentido cabe destacar que los sistemas de facturación electrónica no son un ámbito exclusivo de las grandes empresas sino que son posibilidades al alcance de pymes e incluso autónomos.

La firma electrónica

Las relaciones comerciales siempre se han fundamentado en el conocimiento mutuo de dos partes, un conocimiento que crea un marco de seguridad y confianza necesario que las hace posible. Para poder trasladar esas relaciones al medio electrónico tienen que cumplirse esas mismas condiciones: seguridad y confianza. Aunque si bien es cierto que la tecnología EDI ya permitía realizar transacciones electrónicas entre empresas, transacciones que eran muy comunes en sectores como la automoción, no ha sido hasta que el marco legal ha variado cuando ha sido posible la implantación masiva de la facturación electrónica en el entorno empresarial. Un reconocimiento que llegó de la mano de la Ley 59/2003 de Firma Electrónica que equipara la firma electrónica reconocida a la manuscrita y establece su valor probatorio, de forma que no puede negarse el reconocimiento legal de la misma por el hecho de presentarse en formato electrónico.

El cumplimiento de los estándares tecnológicos en este caso permiten el reconocimiento de la firma por parte de toda la comunidad electrónica. Si bien su flexibilidad permite distintos grados de libertad, ésta queda acotada desde la Agencia Tributaria para su aplicación a la factura electrónica. De este modo se han definido dos formatos de firma electrónica:

Un formato básico de firma electrónica, que contiene los elementos mínimos y necesarios para que la firma se considere firma electrónica avanzada acorde con la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica;
y un formato de firma electrónica avanzada con información de validación, donde se incorporan propiedades de firma del estándar XADES al formato básico para proporcionar evidencias suficientes que garanticen la validez de la firma de la factura ante terceros.
Es este último el necesario para poder realizar facturación electrónica.

Consideraciones sobre la factura electrónica

Tiene la misma validez legal que la factura de papel.
Cualquier persona física o jurídica puede facturar electrónicamente.
Es necesario un certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria para facturar. Este certificado no es necesario que lo saque obligatoriamente la parte de emisor, ya que existe el concepto de subfacturación, que consiste en que el emisor puede delegar la firma en un tercero.
Tiene que estar firmada electrónicamente con el certificado digital.
El emisor suministra al receptor las herramientas para validar la firma electrónica.
El receptor conserva las facturas en el formato enviado.

Marco legal

Las principales normas y regulaciones legales que conforman el núcleo jurídico actual y proporcionan el respaldo legal necesario a la factura electrónica:

La Orden HAC/3134/2002, de 5 de diciembre.
Resolución 2/2003 de 14 de febrero del Director General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
El Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre.

Requerimientos legales en la facturación electrónica

Para el emisor

Tener el consentimiento previo de ambas partes, aunque es posible que este requerimiento pueda verse relajado en el futuro.
Garantizar la autenticidad del origen y la integridad de las facturas, posible gracias a los certificados digitales.
Almacenar la facturas digitalmente tal y como fueron enviadas, incluyendo la factura y la firma electrónica de la misma.
Las facturas almacenadas deben contener determinados elementos que faciliten su búsqueda, visualización e impresión en caso de inspección (acceso completo a los datos).
Proporcionar al receptor el software adecuado que le permita validar las facturas firmadas.

Para el receptor

Disponer del software necesario para la validación de la factura.
Almacenar las facturas recibidas digitalmente (factura y firma).
Las facturas almacenadas deben contener elementos que faciliten su búsqueda, visualización e impresión en caso de inspección (acceso completo a los datos).

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