Correo electrónico entrante en Sharepoint Services 3.0

La nueva versión de SharePoint Services incluye una nueva funcionalidad que nos permite asignar direcciones de correo electrónico a las listas y bibliotecas para poder publicar contenido a través de mensajes.

En la versión anterior se permitía el envío de documentos a las bibliotecas de documentos mediante correo electrónico. Sin embargo, SharePoint necesitaba de la ayuda de las carpetas públicas de Microsoft Exchange Server. Las carpetas públicas pueden tener asociada una dirección de correo electrónico, por lo que es posible mandar mensajes con archivos adjuntos. SharePoint Services 2.0 se podía configurar para que consultase dichas carpetas públicas para obtener los archivos allí almacenados. Esta funcionalidad se ha eliminado de Sharepoint Services 3.0 debido a que las carpetas públicas es una funcionalidad de Exchange que se va a eliminar en futuras versiones.

Para habilitar la funcionalidad de correo electrónico en las listas y bibliotecas de SharePoint se deben seguir los siguientes pasos:

Instalamos el servicio SMTP en el servidor de SharePoint.

Para hacer uso de la funcionalidad de correo electrónico entrante, el servidor SharePoint debe contar con el protocolo SMTP instalado. La instalación de dicho protocolo nos genera de manera predeterminada un servidor virtual SMTP con un dominio local cuyo sufijo DNS coincide con el nombre completo de la máquina. Si queremos que nuestras listas tengan direcciones de correo electrónico con un sufijo DNS distinto tenemos que detener ese servidor virtual y crear uno nuevo con el sufijo DNS adecuado.

Habilitar el correo electrónico entrante.

Desde la herramienta Administración Central de SharePoint, accedemos a la ficha Operaciones y en la sección Topología y Servicios accedemos al enlace Configuración del correo electrónico entrante. En el formulario que nos aparece deberemos configurar una serie de parámetros. Elegimos la opción Avanzada de configuración y escribimos el sufijo DNS que queremos asociar a las diferentes listas. Este sufijo debe coincidir con el que hemos configurado en el servidor virtual SMTP. Otro dato que debemos aportar es la Carpeta de buzón de correo electrónico que deberá coincidir con el Directorio de almacenamiento configurado en las propiedades del dominio local del servidor virtual SMTP.

Habilitar las listas con una dirección de correo electrónico.

Cuando creemos una biblioteca o lista desde cualquier sitio de SharePoint, en el formulario de creación aparece una nueva opción que me permite dar una dirección de correo electrónico. Todas las listas van a usar el mismo sufijo DNS y lo único que tengo que especificar es el alias de la lista.

Captura de pantalla del formulario de creacioón de correo

Una vez habilitada la dirección de correo electrónico se pueden especificar algunos parámetros de configuración accediendo a la ventana de Configuración de la lista y en la sección Comunicaciones eligiendo el enlace Configuración del correo electrónico entrante. Desde aquí se pueden configurar cosas como el almacenamiento del correo electrónico original (no solo los archivos adjuntos), la agrupación de los archivos, así como de qué personas se admiten mensajes.

Resumen

Esta funcionalidad de correo electrónico entrante facilita el almacenamiento de datos en SharePoint sobre todo por parte de personas que estén fuera de la organización. Si nuestros sitios de SharePoint no son accesibles desde Internet, siempre se puede mandar información haciendo uso de los servicios de correo. Lógicamente el sufijo DNS que usemos tiene que estar registrado en Internet, y el puerto de comunicaciones usado por el protocolo SMTP habilitado y configurado en los dispositivos entrantes a nuestra organización.

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