Soluciones de Mensajería: Exchange

Para los encargados de la administración de sistemas de cada empresa, los recursos de que dispone son tan valiosos como el tiempo del que se dispone. Si se consigue reducir el tiempo empleado en la resolución de incidencias, se consigue un valor añadido a la empresa y al trabajo que se desarrolla, mejorando los resultados y reduciendo los costes. La nueva versión Exchange Server 2010 permite reducir este tiempo: existen nuevas funcionalidades orientadas a permitir a los usuarios realizar tareas habituales sin tener que acudir al departamento de helpdesk.

Asimismo, el mantenimiento del servicio de correo de modo ininterrumpido, permite aumentar la capacidad de negocio, para un acceso desde cualquier plataforma (OWA, RPC, activesync, buzón de voz) y en cualquier momento.

La seguridad y el cumplimiento de normativas están soportados con nuevas funcionalidades para permitir que se cumplan estos mínimos.

Ventajas más importantes de Exchange Server

Flexibilidad

La presión para optimizar su infraestructura de IT para responder a unas condiciones de negocio en permanente cambio le exigen agilidad y esto supone tener que invertir en soluciones que ofrezcan a la organización nuevas posibilidades. Exchange Server 2010 le da la flexibilidad necesaria para adaptar el despliegue a sus necesidades concretas, y una alternativa sencilla para lograr que los usuarios dispongan de servicio de correo electrónico de manera ininterrumpida.

Con Exchange puede elegir entre realizar un despliegue en su red corporativa con Exchange Server 2010, o utilizar un servicio alojado de Microsoft con Exchange Online, o un entorno mixto.
Exchange 2010 ofrece una alternativa sencilla para la alta disponibilidad y recuperación ante desastres, junto con herramientas de mantenimiento avanzadas.

Se incluye en esta nueva versión:

Evitar la necesidad de desplegar entornos de clúster complejos y caros, y productos de replicación de datos de otros fabricantes para lograr una redundancia plena con Exchange.
Automatizar la replicación de la base de datos de buzones y la recuperación ante fallos con tan solo dos servidores o a través de centros de datos geográficamente dispersos.
Mantener la disponibilidad y recuperación rápida con hasta 16 replicas gestionadas por Exchange de cada base de datos del correo electrónico.
Reducir la interrupción del servicio a los usuarios durante las operaciones de traspaso de buzones entre servidores de correo, permitiéndole realizar las actividades de migración y mantenimiento de forma planificada, incluso durante el horario de trabajo.
Prevenir la pérdida de e-mail debido a actualizaciones o fallos del Servidor de Transporte, gracias a las nuevas capacidades integradas de redundancia que permiten redirigir de forma inteligente el flujo de mensajería hacia otras rutas disponibles.

Reducción de carga de trabajo de IT

Gracias a las nuevas funcionalidades de Exchange Server 2010 se consigue:

Permitir a los usuarios actualizar sus datos de contacto y controlar la información de las confirmaciones de envío de correos sin requerir la ayuda de IT.
Disponer de una interfaz web fácil de utilizar para las tareas de helpdesk más habituales.
Utilizar el nuevo modelo de control de accesos a Exchange basado en roles para que los usuarios más avanzados puedan realizar ciertas actividades, como darle a los responsables de cumplimiento de normativas la capacidad de lanzar consultas sobre múltiples buzones sin necesidad de disponer de nivel de permisos de administrador.

Accesibilidad a la mensajería

El éxito de su negocio depende mucho de su capacidad para mejorar la productividad y la eficiencia de los usuarios mediante el empleo de soluciones de tecnología. Exchange Server 2010 mejora esa productividad al dar a los usuarios un acceso seguro y flexible a todas sus comunicaciones – correo electrónico, buzón de voz, mensajería instantánea, etc. – desde prácticamente cualquier plataforma, navegador Web, o dispositivo compatible con los protocolos estándar de la industria. Sus usuarios han convertido al correo electrónico en el centro de su actividad laboral, y para muchas organizaciones, Exchange se ha convertido en la plataforma de comunicación universal.

Gracias a las diferentes formas de recibir la mensajería, se permite:

Ofrecer a los usuarios una experiencia mejorada con Outlook tanto sobre los equipos de sobremesa y portátiles, como en acceso Web y dispositivos móviles, ampliando la compatibilidad de OWA para otros navegadores como Apple Safari y Mozilla Firefox.
Unificar el acceso a e-mail, buzón de voz, mensajería instantánea, y mensajes de texto, de modo que los usuarios pueden elegir la mejor opción para comunicarse, independientemente del lugar donde se encuentran.
Incorporar soporte nativo para prácticamente cualquier dispositivo móvil, incluyendo una experiencia de primera calidad con Windows Mobile y Exchange ActiveSync.
Permitir compartir información de disponibilidad para reuniones con otras organizaciones, para una planificación más rápida y eficiente, y permitir elegir el nivel de detalle de la información que se desea divulgar.

Asimismo, para que los usuarios dispongan de mayores facilidades en el acceso a la mensajería, se han añadido:

Un vista mejorada de la conversación que simplifica la navegación en la bandeja de entrada, organizando automáticamente el historial de los mensajes basados en el flujo natural de la conversación entre los interlocutores.
"MailTips" que informan a sus usuarios, antes de pulsar enviar, de detalles dentro del mensaje que pudieran impedir su envío o recepción, como por ejemplo el envío accidental de información confidencial a receptores externos, y con ello reduce la saturación de la bandeja de entrada, evita tener que resolver estos problemas posteriormente o incluso evita tener que llamar al helpdesk.

Se han incorporado mejoras en la mensajería de voz: con Exchange 2010, se puede sustituir el sistema de mensajería de voz con una solución unificada e integrada en el mismo centro de la plataforma de comunicación. Se consigue de este modo:

Transcribir a texto de mensajes de voz, permitiendo a los usuarios organizar rápidamente los mensajes sin tener que reproducir el archivo de audio.
Personalizar el contestador automático para el correo de voz.
Disponer de herramientas para crear reglas de respuesta automática a nivel individual o a grupos de usuarios basadas en el ID del iniciador de la llamada y la información de contacto, con lo que se garantiza que cada persona que llama recibe la respuesta y la experiencia deseada.
Acceder vía teléfono a toda la bandeja de entrada – incluido el correo, calendario y contactos – en casi 30 idiomas con Outolook Voice Access.

Protección y cumplimiento de normativas

Dadas las condiciones de regulación que afectan actualmente a las tecnologías de información, para las empresas la conservación eficaz de los registros de correo es un elemento importante. En esta tarea se incluyen los correos, que en poco tiempo se están convirtiendo en la fuente principal de datos en los procesos legales de descubrimiento y en otras investigaciones relacionadas con la seguridad de la información.

Para resolver este problema y facilitar la solución de cumplimiento, Exchange 2010 incorpora un sistema nuevo e integrado de archivo y retención de correos, que incluye una búsqueda detallada multibuzón y retención inmediata por motivos legales. Al combinar esta funcionalidad con la flexibilidad que permite la arquitectura de almacenamiento de Exchange se obtiene una mejora sensible del control sobre la información corporativa, los usuarios consiguen una experiencia óptima que no altera la forma en que administran sus buzones de correo habitualmente.

Exchange 2010 proporciona una nueva función integrada de archivo de correo y cumplimiento de normativas – incluyendo por ejemplo, funciones granulares de búsqueda en múltiples buzones y de retención legal – enfocado en facilitar la carga en el cumplimiento de los requisitos legales de retención y descubrimiento.

Entre las novedades incorporadas destacan:

La eliminación de los archivos .PST de Outlook gracias a las nuevas capacidades de archivo, sin alterar la experiencia de usuario.
Una clasificación más sencilla del correo con las nuevas Políticas de Retención definibles de forma centralizada, que se pueden aplicar a los mensajes de correo y a carpetas de cada usuario.
Realizar búsquedas en varios buzones a la vez utilizando una interfaz Web muy sencilla, o por medio del control de accesos basado en roles, que facultan a los responsables de Recursos Humanos o del cumplimiento de normativas ejecutar búsquedas de mayor alcance.

Exchange 2010 amplía el alcance de Information Rights Management, ayudando a los usuarios a mantener la confidencialidad de sus comunicaciones tanto dentro de la propia organización, entre múltiples dispositivos o PCs o con usuarios externos a su empresa. Con Exchange 2010 se puede:

Visualizar y crear mensajes protegidos con Rights Management en Outlook, Outlook Web Access, y en teléfonos móviles.
Proteger el ámbito de difusión de los mensajes en Internet (por ejemplo limitándolo a sus partners de negocios) gracias a un sistema de cifrado sencillo, con un solo clic.

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